Accountancy & documenten
Op gebied van accountancy dienen er regelmatig officiële documenten of formulieren te worden ondertekend voor de aansturing van de Limited Company. Het doel van deze documenten is het officieel vastleggen van informatie of wijzigingen volgens de standaard protocollen, om zo aan de verplichtingen van de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC, Engelse belastingdienst) te voldoen. De director van de Ltd is als enige namens de Ltd tekenbevoegd.
Welke documenten of formulieren kan je als director verwachten?
1. 64-8 formulier. Dit ontvangt de Ltd eenmalig en is voor het opstarten van de accountancy. Met dit formulier wordt akkoord gegeven aan een accountant om geregistreerd te staan als vertegenwoordigende accountancy partij namens de Ltd. bij HMRC.
2. Confirmation Statement. Dit is een formulier wat elk jaar moet worden ingediend bij de HMRC om de informatie over directeuren en aandeelhouders te bevestigen. Ook als er geen wijzigingen zijn moet dit formulier elk jaar worden ingediend.
3. Jaarrekening en -stukken. Wanneer het financiële jaar van de Ltd. is afgelopen dient de boekhouding in orde te worden gemaakt. De accountant zal daarna op zijn beurt de yearly reporting en de Corporate Tax Return aangifte voorbereiden. Wanneer blijkt dat de Ltd. winstgevend is geweest in het afgelopen jaar, wordt achteraf een opgave met betaalinstructies gestuurd zodat de Ltd. de winstbelasting kan afdragen aan HMRC.
4. Maatwerk. Zoals het de Britten betaamt, is voor elk type wijziging weer een ander formulier. In voorkomende bijzondere gevallen, zoals aandeelhouderswissels of ander maatwerk, zal de accountant wijzigingen officieel moeten doorvoeren. Ook hier is het aan de director van de Ltd. om formulieren die klaar staan te controleren en te ondertekenen.